Escalar el Cumplimiento: De 50 a 200 Empleados

Introducción

Paso 1: Abra su registro de proveedores de TIC. Si usted no tiene uno, ese es su primer problema. Los pasos prácticos y ejecutables son la marca de un escalado de cumplimiento efectivo. En los próximos 10 minutos, realice una auditoría rápida de su documentación de cumplimiento actual. ¿Está rastreando sus proveedores de TI de terceros? Si no, ya está retrasado.

Las empresas de servicios financieros europeas enfrentan desafíos únicos en la escalabilidad del cumplimiento. A medida que su empresa crezca de 50 a 200 empleados, la atención regulatoria se intensifica. La falta de cumplimiento puede llevar a multas sustanciales (hasta 10 millones de euros o el 2% del ingreso anual global bajo el RGPD), auditorías fallidas, interrupción operativa y daño a la reputación. Este artículo le guiará a través de los pasos críticos para escalar el cumplimiento de manera efectiva.

El Problema Central

Escalar el cumplimiento es más que simplemente aumentar la cantidad de personal. Se trata de evolucionar sus operaciones para cumplir con las demandas regulatorias crecientes sin comprometer la eficiencia. Los costos reales de un mal escalado del cumplimiento son asombrosos:

• Interrupción Operativa: Una violación de cumplimiento puede detener las operaciones, costando a su empresa hasta 500.000 euros por día en tiempo de inactividad.
• Multas Regulatorias: Violar regulaciones como el RGPD o el MiFID II puede resultar en multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del ingreso anual global.
• Daño a la Reputación: Un solo fallo de cumplimiento puede manchar su marca, llevando a una pérdida de confianza del cliente y negocios.

La mayoría de las organizaciones cometen errores al escalar el cumplimiento al:

1. Adoptar una mentalidad de "lista de verificación": Tratar el cumplimiento como un ejercicio de marcar cuadros en lugar de un proceso continuo.
2. Falta de automatización: Los procesos manuales llevan a ineficiencias y errores humanos.
3. Supervisión deficiente de terceros: No monitorear a los proveedores de TI de terceros, lo que lleva a lagunas de cumplimiento.

Por ejemplo, bajo el RGPD Art. 28(3)(b), los procesadores de datos deben implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas. Sin embargo, muchas organizaciones luchan para demostrar estas medidas, lo que lleva a posibles multas y responsabilidades.

Por qué esto es urgente ahora

Cambios regulatorios recientes, como el Digital Operational Resilience Act (DORA), han elevado las apuestas para el cumplimiento. DORA manda en claro la ciberseguridad y la gestión de riesgos TI, impactando a todos los participantes del mercado financiero. La falta de cumplimiento puede resultar en penas severas y daño a la reputación.

La demanda de certificaciones por parte de los clientes está en aumento. Una encuesta de Forrester encontró que el 84% de los clientes son más propensos a confiar en una empresa que cumple con las regulaciones de protección de datos. Cumplir con estas demandas puede darle una ventaja competitiva.

Además, el mercado se está volviendo cada vez más competitivo. Las empresas no conformes corren el riesgo de perder negocios a competidores que demuestran sólidos marcos de cumplimiento. La brecha entre donde la mayoría de las organizaciones están y donde necesitan estar se está ampliando. Escalar el cumplimiento ya no es un lujo; es una necesidad para la supervivencia y el crecimiento.

En la próxima sección, profundizaremos en los desafíos específicos de escalar el cumplimiento y cómo superarlos. Manténgase atento para obtener estrategias ejecutables para transformar sus operaciones de cumplimiento a medida que su empresa crezca de 50 a 200 empleados.

El Marco de Solución

Escalar el cumplimiento de manera efectiva al crecer de 50 a 200 empleados es un desafío esencial para las instituciones financieras. Aquí hay un enfoque paso a paso para abordar esta preocupación, con recomendaciones ejecutables y detalles de implementación.

Paso 1: Evaluar los Niveles Actuales de Cumplimiento

Comience realizando una auditoría interna para evaluar sus niveles actuales de cumplimiento. Esta auditoría debe abarcar tanto las políticas y procedimientos que ya están en lugar como aquellos que necesitan ser desarrollados. La auditoría debe centrarse en áreas como la protección de datos (RGPD), ciberseguridad (NIS2) y resiliencia operativa (DORA).

Implementar este paso asegura que su institución financiera tenga una comprensión clara de su postura actual de cumplimiento. Evaluaciones detalladas y precisas le ayudarán a identificar lagunas y priorizar acciones. El objetivo es tener evidencia concreta de la adhesión de su institución a regulaciones como el RGPD Art. 24, que manda en claro que las organizaciones deben implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas.

Paso 2: Desarrollo e Implementación de Políticas

Una vez que haya identificado las lagunas de cumplimiento, el siguiente paso es desarrollar e implementar políticas que aborden estas lagunas. Aprovechar una plataforma de generación de políticas impulsada por AI como Matproof puede simplificar este proceso. Matproof genera políticas alineadas con el RGPD, NIS2 y DORA, ayudando a garantizar que su institución financiera cumpla con los requisitos regulatorios.

Por ejemplo, según el DORA Art. 8, las instituciones financieras deben tener procesos de gestión de riesgos en lugar. Matproof puede asistir en la generación de políticas de evaluación de riesgos que cumplan con este requisito, ahorrando tiempo valioso a su equipo de cumplimiento.

Paso 3: Recopilación y Documentación de Pruebas

Aquí es donde muchos esfuerzos de cumplimiento quedan cortos. Tener políticas en lugar no es suficiente; también necesita poder proporcionar pruebas de que estas políticas se están siguiendo. Esto implica recopilar y documentar sistemáticamente evidencia de actividades de cumplimiento.

Las herramientas de recopilación de pruebas automatizadas pueden ser muy beneficiosas en este proceso. Estas herramientas pueden extraer automáticamente pruebas de diversas fuentes, como proveedores en la nube o sistemas internos, lo que reduce el trabajo manual y la posibilidad de errores.

Paso 4: Monitoreo Continuo y Actualización

El cumplimiento no es una tarea de una vez, sino un proceso continuo. Monitoree la efectividad de sus políticas y procedimientos regularmente. Esto implica revisar y actualizar políticas para reflejar cambios en el entorno regulatorio o las actividades operativas de la institución.

Para lograr esto, considere la implementación de un agente de cumplimiento de punto final para el monitoreo de dispositivos. Esta herramienta puede ayudar a asegurar que los dispositivos de sus empleados estén en conformidad con las políticas de su institución y los requisitos regulatorios en todo momento.

Paso 5: Capacitación y Concienciación de los Empleados

Uno de los aspectos más críticos del cumplimiento es asegurarse de que todos los empleados estén informados sobre las políticas y entiendan la importancia de adherirse a ellas. Sesiones de capacitación regulares y programas de concienciación pueden ayudar a mejorar el cumplimiento.

Capacite a los empleados en protección de datos (RGPD Art. 39), seguridad de la información (NIS2 Art. 15) y otras regulaciones relevantes. Esto no solo ayudará a prevenir violaciones, sino que también asegurará que su institución pueda demostrar diligencia en caso de una auditoría.

Bien vs. Apenas Pasando

El cumplimiento "bueno" significa ir más allá de los requisitos mínimos y trabajar activamente para prevenir violaciones y garantizar el cumplimiento regulatorio. Significa mejora continua, gestión de riesgos proactiva y una cultura de cumplimiento en toda la organización. El cumplimiento de "apenas pasando", por otro lado, es cuando una organización cumple apenas con los requisitos mínimos y no invierte en medidas de cumplimiento proactivas.

Errores Comunes que Evitar

Aquí están los cinco errores principales que cometen las organizaciones al escalar el cumplimiento, junto con lo que hacen mal, por qué falla y qué hacer en su lugar:

Error 1: Falta de un Marco de Cumplimiento Claro

Algunas organizaciones intentan escalar el cumplimiento sin un marco claro en lugar. Esto lleva a la desorganización y las ineficiencias.

En cambio, desarrolle un marco de cumplimiento integral que describa los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, los procesos para el desarrollo e implementación de políticas y los mecanismos para el monitoreo y actualización de las actividades de cumplimiento.

Error 2: Documentación e Recopilación de Pruebas Insuficientes

Muchas organizaciones no recopilan y documentan evidencia de actividades de cumplimiento, dejándoles incapaces de demostrar el cumplimiento durante una auditoría.

Para evitar esto, implemente procesos sistemáticos de recopilación y documentación de pruebas. Use herramientas automatizadas para simplificar este proceso y reducir la posibilidad de errores.

Error 3: Negligenciar la Capacitación de Empleados

Algunas organizaciones descuidan la importancia de las sesiones de capacitación y programas de concienciación. Esto puede llevar a violaciones de políticas y falta de cumplimiento regulatorio.

En cambio, invierta en sesiones de capacitación regulares y programas de concienciación. Asegúrese de que todos los empleados entiendan las políticas y la importancia de adherirse a ellas.

Error 4: Excesiva Reliance en Procesos Manuales

Algunas organizaciones dependen demasiado de procesos manuales para el cumplimiento, lo que puede ser tiempo consuming y proclive a errores.

En cambio, considere la posibilidad de aprovechar las herramientas de automatización para simplificar las actividades de cumplimiento. Estas herramientas pueden ayudar a reducir el trabajo manual, mejorar la eficiencia y reducir la posibilidad de errores.

Error 5: Ignorar la Necesidad de Mejora Continua

Algunas organizaciones ven el cumplimiento como una tarea de una vez, en lugar de un proceso continuo. Esto puede llevar a la complacencia y a la falta de adaptación a cambios en el entorno regulatorio o actividades operativas.

En cambio, adopte una mentalidad de mejora continua. Revise y actualice regularmente sus políticas y procedimientos para asegurarse de que permanezcan relevantes y efectivos.

Herramientas y Enfoques

Al escalar el cumplimiento, hay varias herramientas y enfoques que se pueden emplear, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.

Enfoque Manual

Ventajas:

• Permite un alto grado de personalización
• Se puede adaptar a circunstancias únicas

Desventajas:

• Consume tiempo y es laborioso
• Propenso a errores humanos

El enfoque manual es adecuado para organizaciones más pequeñas con necesidades de cumplimiento limitadas. Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, el enfoque manual puede volverse insostenible.

Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC

Ventajas:

• Proporciona un lugar centralizado para la información de cumplimiento
• Se puede personalizar para ajustarse a necesidades específicas

Desventajas:

• Puede ser difícil de mantener y actualizar
• No automatiza la recopilación de pruebas o la generación de políticas

Los enfoques basados en hojas de cálculo o GRC (Governanza, Riesgo y Cumplimiento) pueden ser útiles para gestionar la información de cumplimiento. Sin embargo, a menudo carecen de las capacidades de automatización necesarias para escalar el cumplimiento de manera eficiente.

Plataformas de Cumplimiento Automatizadas

Cuando busque una plataforma de cumplimiento automatizado, considere lo siguiente:

• Capacidad de generación de políticas
• Recopilación e documentación de pruebas
• Monitoreo continuo y actualización
• Capacitación y concienciación de empleados

La automatización puede simplificar significativamente las actividades de cumplimiento, reduciendo el trabajo manual y la posibilidad de errores. Sin embargo, es esencial elegir una plataforma que esté construida para las necesidades específicas de las instituciones financieras, como Matproof, que está diseñada para los servicios financieros de la UE y ofrece residencia de datos del 100% en la UE.

La generación de políticas impulsada por IA de Matproof, la recopilación automatizada de pruebas y el agente de cumplimiento de punto final pueden ayudar a las instituciones financieras a escalar el cumplimiento de manera efectiva. Sin embargo, es crucial recordar que la automatización no es una solución de talla única. Algunos aspectos del cumplimiento, como la capacitación y concienciación de los empleados, pueden requerir aún un enfoque manual.

En conclusión, escalar el cumplimiento de 50 a 200 empleados requiere un enfoque estratégico que incluya la evaluación de los niveles actuales de cumplimiento, el desarrollo e implementación de políticas, la recopilación y documentación de pruebas, y el monitoreo continuo y actualización de las actividades de cumplimiento. Al evitar los errores comunes y aprovechar las herramientas y enfoques adecuados, las instituciones financieras pueden escalar sus esfuerzos de cumplimiento de manera efectiva y garantizar el cumplimiento regulatorio.

Comenzar: Sus Pasos Siguientes

Escalar el cumplimiento junto con la creciente empresa puede ser desalentador, pero no tiene por qué serlo. Aquí hay un plan de acción de cinco pasos para ayudarlo a comenzar esta semana:

1. Revisar su arquitectura de TI y seguridad de datos: Asegúrese de que sus sistemas actuales se alineen con el RGPD, DORA y otras regulaciones relevantes. Verifique sus prácticas de flujo y procesamiento de datos. Las pautas del EDPB sobre protección de datos por diseño y por defecto ofrecen insights valiosos.

2. Mapear los procesos de cumplimiento existentes: Identifique dónde los procesos manuales pueden ser automatizados. Use recursos como las pautas de la Autoridad Bancaria Europea sobre externalización para entender su paisaje de cumplimiento actual.

3. Realizar una evaluación de riesgos: Realice una evaluación de riesgos completa para identificar lagunas de cumplimiento a medida que su empresa se escala. La Directiva NIS ofrece pautas detalladas sobre la gestión de riesgos de TI y seguridad de red.

4. Planificar la capacidad: Proyectar las necesidades futuras de personal de cumplimiento y tecnología. Las pautas de las Autoridades Supervisoras Europeas sobre externalización pueden proporcionar dirección sobre qué considerar.

5. Estabelecer canales de comunicación claros: Asegúrese de que todos los departamentos entiendan su papel en el cumplimiento y tengan los medios para comunicarse efectivamente. El Anexo A de la ISO 27001 proporciona un marco para establecer tales canales de comunicación.

Recomendaciones de Recursos: Para una comprensión completa, consulte las publicaciones oficiales de la UE/BaFin, incluyendo:

• RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
• Directiva NIS (Directiva sobre la seguridad de las redes y sistemas de información)
• DORA (Digital Operational Resilience Act)
• Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001

Cuando decida si buscar ayuda externa o hacerlo en casa, considere la complejidad, la experiencia requerida y los recursos a su disposición. Si carece de la experiencia interna, especialmente para regulaciones complejas como DORA o SOC 2, los consultores externos pueden proporcionar soporte invaluable.

Ganancia Rápida: Comience realizando una autoevaluación de cumplimiento del RGPD. El European Data Protection Board (EDPB) proporciona una útil lista de comprobación para ayudarlo a evaluar su estado actual de cumplimiento.

Preguntas Frecuentes

Aquí hay algunas preguntas comunes que las instituciones financieras tienen al escalar el cumplimiento:

Pregunta 1: ¿Cómo garantizamos la privacidad de datos a medida que nos escalamos?

Respuesta 1: Con la escalabilidad, la privacidad de datos se vuelve aún más crítica. Implementar un enfoque de Privacidad por Diseño según los artículos 25 y 24 del RGPD es esencial. Esto implica considerar la protección de datos desde el inicio de cualquier nuevo proyecto o proceso. Auditorías y evaluaciones regulares de flujos de datos, evaluaciones de impacto de privacidad y asegurarse de que el personal reciba capacitación en protección de datos son pasos cruciales.

Pregunta 2: ¿Qué es la mejor manera de mantenerse al día con las regulaciones cambiantes durante el crecimiento rápido?

Respuesta 2: Mantenerse conforme con las regulaciones cambiantes es un desafío constante. Establezca un sistema para monitorear los cambios regulatorios, como suscribirse a boletines regulatorios, asistir a conferencias de la industria y participar en redes profesionales. Además, considere el uso de herramientas de automatización de cumplimiento como Matproof, que pueden ayudarlo a mantenerse actualizado con los últimos requisitos regulatorios.

Pregunta 3: ¿Cómo podemos gestionar los riesgos de terceros a medida que crecemos?

Respuesta 3: Los riesgos de terceros aumentan con el crecimiento, especialmente al externalizar servicios. Según el DORA Art. 14, debe evaluar y monitorear los riesgos asociados con los proveedores de terceros. Implementar un proceso de diligenciamiento exhaustivo, auditorías regulares y un marco integral de gestión de riesgos de terceros según las pautas de la Autoridad Bancaria Europea puede ayudar a gestionar estos riesgos de manera efectiva.

Pregunta 4: ¿Cuál es el tamaño mínimo del equipo de cumplimiento necesario para una empresa de 200 empleados?

Respuesta 4: No hay una respuesta de talla única para esto, ya que depende de la complejidad de sus operaciones y la naturaleza de su negocio. Sin embargo, una regla general es tener al menos un oficial de cumplimiento a tiempo completo por cada 50-100 empleados, con personal de apoyo adicional según sea necesario. A medida que crezca, es posible que necesite establecer un equipo de cumplimiento dedicado que incluya especialistas en protección de datos, prevención de crimen financiero y asuntos regulatorios.

Pregunta 5: ¿Cómo integramos el cumplimiento en nuestra cultura corporativa?

Respuesta 5: El cumplimiento debe ser una parte integral de su cultura corporativa. Esto se puede lograr a través de:

• Programas de capacitación y concienciación regulares para todos los empleados.
• Comunicación clara de la alta dirección sobre la importancia del cumplimiento.
• Fomentar una cultura en la que los empleados se sientan cómodos reportando posibles problemas de cumplimiento.
• Incorporar métricas de cumplimiento en las evaluaciones de desempeño.

Conclusiones Clave

Aquí están las conclusiones clave de nuestra discusión sobre el escalado del cumplimiento para empresas que crecen de 50 a 200 empleados:

• Escalabilidad del Cumplimiento: Comience trazando sus procesos de cumplimiento actuales e identifique áreas para escalabilidad.
• Monitoreo Regulatorio: Monitoree regularmente los cambios en las regulaciones que podrían afectar su negocio.
• Privacidad de Datos: Implemente un enfoque de Privacidad por Diseño para mantener estándares de privacidad de datos a medida que se escala.
• Gestión de Riesgos de Terceros: Mantenga los riesgos de terceros bajo control con diligenciamiento y monitoreo exhaustivos.
• Cultura de Cumplimiento: Incruste el cumplimiento en su cultura corporativa a través de capacitación y comunicación clara.

Para obtener ayuda en la automatización de sus procesos de cumplimiento y mantenerse al día con los cambios regulatorios, Matproof puede ofrecer una solución adaptada a sus necesidades. Póngase en contacto para una evaluación gratuita en https://matproof.com/contact.